Zasady Dobrowolnej Certyfikacji Wyrobów prowadzonej przez Zakład Certyfikacji ELTEST

1. Wstęp

ZC ELTEST od 1 maja 2004 prowadzi dobrowolną certyfikację wyrobów.

Certyfikacja dobrowolna. 
W ramach certyfikacji dobrowolnej mogą być wydawane następujące dokumenty:  

• certyfikat upoważniający do oznaczania wyrobu znakiem bezpieczeństwa    

• certyfikat zgodności z wymaganiami norm krajowych i międzynarodowych oraz   innych dokumentów normatywnych

2. Podstawy prawne certyfikacji i weryfikacji

Zakład Certyfikacji ELTEST działa w oparciu o następujące dokumenty:

• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz.U. z 2004 r. 
  Nr 204) 

• Umowa-licencja nr UF05018.00z dnia 11.07.2005 o użyczeniu wspólnego znaku towarowo-gwarancyjnego „B”  

• PN-EN 45011:2000 „Wymagania ogólne kryteria dotyczące jednostek prowadzących  systemy certyfikacji wyrobów”  

• Dokumentację Zakładu Certyfikacji - Księga Jakości i związane z nią Procedury,  Instrukcje i inne

3. Tryb postępowania w procesie certyfikacji wyrobów

3.1.  Zgłoszenie wyrobów do certyfikacji

Wnioskodawca (producent lub importer względnie osoba występująca w ich imieniu  na podstawie upoważnienia) występując o certyfikację składa w Zakładzie Certyfikacji wypełniony wniosek o dokonanie certyfikacji. Wniosek może dotyczyć jednego wyrobu lub kilku modeli jednej rodziny. Należy go złożyć w trzech egzemplarzach. 
Do wniosku należy dołączyć dokumenty wymienione we wniosku m.in. sprawozdanie  z badań.

3.2.  Próbki  

Do wniosku należy dołączyć próbkę wyrobu lub informację o miejscu jej udostępnienia w celu przeprowadzenia oględzin. Próbki powinny być pobrane  z partii towaru  w sposób losowy. Próbki po procesie certyfikacji zwracane są dostawcy, który przechowuje je zgodnie z zawartą umową.  

W przypadku weryfikacji certyfikatu zgodności lub deklaracji producenta próbki wyrobów nie są wymagane.  

3.3.  Badania wyrobów i sprawozdania z badań  

Badania dla potrzeb certyfikacji powinny być wykonane w akredytowanym laboratorium badawczym. Honorowane są również sprawozdania z badań wykonanych przez laboratoria zagraniczne akredytowane, z którymi zawarte zostały porozumienia o wzajemnym uznawaniu sprawozdań z badań, oraz gdy zobowiązanie o wzajemnym uznawaniu wyników badań wynika z międzynarodowych porozumień lub systemów. Uznawane są sprawozdania z badań  załączone do certyfikatów CB i CCA.  

Zakład Certyfikacji ELTEST ma prawo zawierać dwustronne umowy z laboratoriami i jednostkami certyfikującymi o wzajemnym uznawaniu sprawozdań z badań.  

W przypadku częściowego przyjęcia sprawozdania Zakład Certyfikacji informuje Dostawcę o zakresie wymaganych badań uzupełniających. Wykaz akredytowanych laboratoriów z zakresem ich akredytacji jest dostępny w Zakładzie Certyfikacji.  

3.4.  Rejestracja wniosku  

Rejestracja wniosku następuje po stwierdzeniu kompletności dostarczonej dokumentacji i wzoru wyrobu. Zarejestrowany i podpisany przez zainteresowane strony wniosek stanowi umowę o przeprowadzenie certyfikacji/weryfikacji wyrobu. Zakład Certyfikacji zobowiązuje się zakończyć proces certyfikacji w okresie 1 miesiąca od daty rejestracji; w przypadku weryfikacji – w okresie 21 dni od daty rejestracji wniosku. Wnioskodawca zobowiązuje się do uiszczenia opłat, zgodnie z fakturą wystawioną przez ELTEST, niezależnie od wyniku procesu certyfikacji/weryfikacji.

3.5.  Kontrola warunków techniczno-organizacyjnych dostawcy  

W trakcie procesu certyfikacji przeprowadza się kontrolę (kontrolę wstępną) warunków techniczno-organizacyjnych u Dostawcy. Celem kontroli przeprowadzonej u producenta jest sprawdzenie czy warunki organizacyjno-techniczne producenta zapewniają stabilny poziom jakości certyfikowanych wyrobów. Kontrola u importera ma wykazać czy w umowie między importerem a producentem zostały określone jednoznacznie parametry techniczne i jakościowe wyrobu, jego transport i przechowywanie oraz czy importer kontroluje jakość dostarczanych wyrobów, wykonując co najmniej badania niepełne w laboratorium własnym lub innym świadczącym mu usługi na podstawie stałej umowy.   

W przypadku gdy producent lub importer posiada ważny i uznany certyfikat systemu jakości wg ISO 9001:2000 (PN-EN ISO 9001:2001) inspekcji nie przeprowadza się.

3.6.  Umowa o stosowaniu certyfikatu  

Jeżeli wynik postępowania certyfikującego jest pozytywny Zakład Certyfikacji przedstawia Dostawcy-Posiadaczowi certyfikatu do podpisania umowę o zasadach nadzoru nad przyznanym certyfikatem. 

Umowa ta określa:  

• odpowiedzialność posiadacza certyfikatu za wyrób  

• prawo używania certyfikatu  

• prawo oznaczania wyrobu odpowiednim znakiem

• częstość i warunki badań i kontroli

• warunki nadzoru nad wyrobami posiadającymi certyfikaty  

• wysokość opłat

3.7.  Wydanie certyfikatu  

Wydanie certyfikatu następuje po:  

• pozytywnym wyniku postępowania certyfikacyjnego

• podpisaniu umowy o stosowaniu certyfikatu

• dokonaniu stosownych rozliczeń finansowych zgodnie z wystawionymi fakturami

Certyfikaty wystawiane są na 3 lata i dotyczą tylko wyrobów opisanych we wniosku.  

3.8.  Odmowa wydania certyfikatu  

W przypadku negatywnego wyniku procesu certyfikacji Zakład Certyfikacji podaje uzasadnienie takiej decyzji.  

3.9.  Nadzór  

Zakład Certyfikacji prowadzi nadzór nad prawidłowością stosowania certyfikatów poprzez:  

• inspekcje prowadzone u producentów i importerów

• zlecanie wykonania badań kontrolnych wyrobów certyfikowanych

• ocenę zgodności oznaczania wyrobów znakiem certyfikacyjnym z warunkami umowy

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podejmowane są działania zgodnie  z pkt. 6.

4. Obowiązki posiadacza certyfikatu w okresie jego ważności  

Zgodnie z umową posiadacz certyfikatu powinien:  

• wykorzystywać uprawnienia jedynie dla wyrobów objętych certyfikatem  

• umożliwić przedstawicielom Zakładu Certyfikacji przeprowadzanie kontroli  i pobieranie próbek do badań kontrolnych

• przechowywać próbkę certyfikowanego wyrobu przez okres 5 lat od daty  wygaśnięcia ważności certyfikatu

• przechowywać dokumenty dotyczące reklamacji

• wykonywać badania zgodnie z umową o stosowanie certyfikatu, prowadzić i przechowywać odnośne zapisy

• w przypadku zmiany norm lub przepisów związanych z certyfikacją danego wyrobu   właściciel certyfikatu jest zobowiązany do jej uwzględnienia z datą obowiązywania

• informować Zakład Certyfikacji o wszelkich zmianach dotyczących wyrobu,   warunków techniczno-organizacyjnych produkcji jeżeli zmiany te mają wpływ na  spełnienie wymagań związanych z zakresem certyfikacji oraz o zmianach   dotyczących firmy (zmiana statusu prawnego, adresu, nazwy) 

5. Oznaczanie wyrobu  

Oznaczanie wyrobu, zgodnie z treścią certyfikatu, jest obowiązkiem posiadacza tegoż certyfikatu. Znaki, do których prawo uzyskano w wyniku certyfikacji, powinny być czytelne i umieszczone na wyrobie w sposób trwały.  

6. Cofanie i unieważnianie certyfikatów  

Cofnięcie certyfikatu następuje:  

• na wniosek Dostawcy wyrobu  

• w przypadku negatywnych wyników badań kontrolnych lub negatywnych wyników kontroli w trakcie nadzoru  

• w przypadku nadużycia przez Dostawcę uprawnień wynikających z posiadanego  certyfikatu

Unieważnienie certyfikatu następuje w przypadku:  

• nie spełnienia przez Dostawcę warunków określonych przy cofnięciu certyfikatu  

• rezygnacji z certyfikatu przez Dostawcę  

• gdy wyrób nie spełnia wymagań potwierdzonych certyfikatem  

• wydania nowego certyfikatu, gdy zmienił się status Posiadacza certyfikatu  

• zaprzestania działalności przez Posiadacza certyfikatu

W przypadku cofnięcia certyfikatu Zakład Certyfikacji informuje Dostawcę o warunkach przywrócenia certyfikatu.  

O cofnięciu lub unieważnieniu certyfikatu Zakład Certyfikacji niezwłocznie powiadamia Dostawcę. 

7. Przedłużenie ważności certyfikatu  

Istnieje możliwość przedłużenia ważności certyfikatu na kolejne 5 lat. Przedłużenie następuje na wniosek Posiadacza certyfikatu na podstawie pozytywnych wyników badań i kontroli prowadzonych w ramach nadzoru oraz stosownego procesu certyfikacji.  

8. Rozszerzenie certyfikatu  

Posiadacz certyfikatu może ubiegać się o rozszerzenie zakresu certyfikatu na przedstawicieli rodziny certyfikowanego wyrobu, jeśli nie różnią się znacząco i spełniają wszystkie wymagania przypisane do wyrobu podstawowego. W wyniku certyfikacji Zakład Certyfikacji wydaje rozszerzenie w formie aneksu do umowy i certyfikatu z terminem ważności jak na wyrób podstawowy. 

9. Przeniesienie praw do certyfikatu  

W przypadku zmiany statusu prawnego Posiadacza certyfikatu, istnieje możliwość przeniesienia praw do certyfikatu na nową jednostkę poprzez podpisanie nowej umowy i wydanie nowego certyfikatu. Importer będący posiadaczem certyfikatu może, po uzyskaniu zgody ZC, upoważnić producenta do oznaczania odpowiednim znakiem wyrobów przez siebie importowanych.  

10. Opłaty  

Wszystkie opłaty związane z certyfikacją ponosi posiadacz certyfikatu na podstawie wystawianych faktur. Składają się one z kosztów:  

• certyfikacji

• kontroli wstępnej

• kontroli w trakcie nadzoru

Wysokość opłat ujęta jest w cenniku Zakładu Certyfikacji ELTEST.  

12. Odwołania  

Dostawcy przysługuje prawo odwołania się od każdej decyzji do:  

• Zakładu Certyfikującego, a następnie  

• Prezesa ELTEST-u

Odwołanie należy składać w terminie 14 dni od daty dostarczenia decyzji.

W przypadku gdy decyzją Zakładu Certyfikacji odwołanie zostaje uznane za niezasadne Dostawca / Posiadacz certyfikatu pokrywa koszty związane  z rozpatrzeniem odwołania. Podejmowanie dalszych kroków odwoławczych nie zwalnia z zapłacenia faktury. Jeżeli Prezes ELTEST-u uzna odwołanie za zasadne ww. koszty zostają zwrócone.  

13. Poufność

Zakład Certyfikacji zapewnia poufność wszelkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji, nadzoru nad stosowaniem certyfikatu i weryfikacji.  

14. Publikacje

Na życzenie Zakład Certyfikacji ELTEST udostępnia spis certyfikowanych wyrobów i ich dostawców, pod warunkiem, że nie zostaną naruszone interesy osób trzecich.